• 我要办同学会
如何筹备一场精彩的同学聚会,聚会旅游网给您聚会宝典!
  • 2017-10-14 10:07:19 来源: 作者: 浏览:3733

         同学聚会是老同学联络感情、回忆青春的重要活动,对联络感情,丰富生活,升华情感和事业都大有帮助。但顺利组织一场同学会却并非易事,这导致很多有心组织的人都望而却步。

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            聚会旅游网,作为一家连续六年,只专注提供同学聚会一站式策划及执行的服务团队,根据丰富的组织经验,倾囊相授,整理出了这篇《同学会筹备宝典》,希望能帮助同学会的组织者有条不紊地组织筹划一场难忘的同学聚会。

    1、成立筹备小组

    同学会筹备小组是聚会的组织和决策中心,一个称职的、分工合理的筹备小组能使聚会进程事半功倍,通常由班干部、活跃分子或是班里其他的同学组成。

    由于一场同学会参与人数较多,若事事集体决策则不仅耗费大量时间精力,严重拖慢进程,而且容易动摇军心。

    *“聚会旅游网”小贴士:方向性决策可适当参考大家的建议,而活动决策和细节则由筹备小组代为决策。

    按照同学会需要筹备的三大块内容,筹备小组的工作也可分为这三项:

    1) 决策工作:负责活动流程与设计审核,与聚会旅游网的专属策划师联系沟通,敲定服务项目、活动方案、各类设计稿件和活动预算等;

    2) 联系工作:负责联系同学老师,统计到场人数,传达活动相关信息等;

    3) 财务工作:负责同学会报名费的收集以及活动各项费用的支出管理、开销买单等。 

    2、确定时间地点

    同学聚会的时间和地点的确定需要在全班同学讨论的基础上,由筹备小组最终决定。

    由于一场同学会筹备期较长,同学们确定自己行程以及参加意向的过程也会有一定的反复,所以筹备小组的人员需要就聚会时间、地点等细节问题多次征求大家的意见再最终确定。

    “聚会旅游网”小贴士: 至少确定2个及以上的备选时间和地点,方便在筹备期间出现问题时做出调整,减少重新联系同学修改时间地点的过程

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    3、关于预算

    筹备小组根据预算选择服务项目;

    若无法确定预算情况,可向聚会旅游网提出大概的聚会设想和需要的服务项目,由“再聚首”做出初步预算表,筹备小组可在此基础上确定预算;

    每位同学的参会费可稍稍高于预算的平均数,以便突发情况的应急。会费最终会根据活动总费用情况实报实销,多还少补。

    *“聚会旅游网”小贴士: 在预算大致确定后,筹备小组便可通知同学们交纳会费;建议设立一个公共账户,通知同学们提前将会费打入账户,供前期筹备工作的开展,同时也方便后期的缴费流程。此外,同学会的账务信息应秉持透明公开原则制作账务清单,在整场活动结束后向同学们公布。

    4、会场预定

    “聚会旅游网“将根据客户对同学会的构想和要求推荐适合本次聚会的酒店,并整理一份定金、住宿、餐饮、会场等服务的独享优惠价格列表,供筹备小组参考;若筹备小组已确定活动场地,则需提供场地接洽人的联系方式给我们,“再聚首”将实地考核该会场是否合适;若会场合适,我们将直接与场地负责人沟通筹办事宜。

    为了避免不必要的误会,减少三方沟通信息传递失真,聚会旅游网负责勘察布置场地、信息传达、协调沟通等事宜。关于“聚会旅游网”报价单以外的消费(酒店定金、房间、餐饮、会场租用等)原则上均由客户直接与服务商签单结算。

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    5、关于携带家属

    同学会是以老同学叙旧回忆为主题的聚会,聚会旅游网根据丰富的办会经验建议同学们避免携带家属出席:

    1) 不建议携带爱人出席。爱人的出席在一定程度上会让同学交流有所受限,同时因为这是同学间的聚会,爱人自身也会有一定的无所适从感,因此不建议爱人出席同学会。

    2) 不建议携带小孩出席。小孩由于其年龄原因,需要家长的照看,这让参会同学有一定的束缚感,无法全身心地投入到同学聚会当中;同时孩子也会在一定程度上成为聚会现场的不安定因素,干扰聚会活动的顺利进行,因此不建议同学携带孩子出席。

    6、避免炫富

    为了同学会活动保持融洽轻松的氛围,防止同学会“变味”成同学竞相炫富的平台,聚会旅游网建议筹备小组成员在通知同学参会时强调同学们尽量避免携带名包、名表、名贵首饰等出席,避免驾驶豪车到场。

    更多专业的同学聚会相关建议和帮助请搜索聚会旅游网-www.top2009.com或者直接联系服务热线 4006-027-312

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