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招商会议后的跟进
  • 2012-07-07 11:35:12 来源: 作者: 浏览:636
    招商会议结束后,并不意味着公务工作的完结,从某种意义上说,会后的跟进是一项更艰巨、更深入的长期工作。会议效果的传播以及影响力的扩大,潜在项目线索的发掘、跟踪、洽谈和落实,经验教训的总结,是会后跟进工作的主要内容。
      一、答记者问,扩大影响
      报纸、杂志、广播、电视,被称作新闻界的"四大媒体",它们对公众的影响力,是其他传播媒介所无法比拟的。如能充分取得当地新闻界的合作和支持,将可大大加强会议对公众的权威性影响,加速彼此信息的交流,扩大会议的效果。
      因此,在招商会后采用答记者间的形式来加强与当地新闻界的沟通和合作,无疑是非常重要的一个环节。
      在回答记者提问之前,我方发言人要围绕会议的中心内容,对记者可能提及的范围作一个大致的预测,拟定一些主要问题的基本答案,特别是要对可能引起争议的问题统一口径,形成答记者问的备忘提纲,并准备好有关的背景材料和论据资料。
      在记者提出各种问题时,我方发言人应诚恳、明确地回答,应突出重点,流畅生动,并敏锐地捕捉某些提问所代表的公众的普遍见解和思维倾向,详细或简练地阐述、解释和引导。对于需保密的内容或不好回答的问题也不要回避,而应婉转、幽默地进行反问或回答。
      二、组织具体,深入洽谈
      根据会上的交流和讨论情况,结合我国招商引资的政策导向,在会后应组织分析和研究,确定出一些投资意向较强烈的项目线索,趁热打铁在各招商单位中分头组织具体、深入的进一步洽谈。这样,往往可以巩固和扩大招商会议的成果,达到事半功倍之效。
      在洽谈和跟进的过程中,会议工作领导小组应通盘考虑,及时给予建议和指导。
      三、组织访问团、考察团
      对符合我国产业政策的某些较大型、知名度高的或潜在项目密度较多的地域,会议工作领导小组应直接领导和组织包括有关招商单位参加的访间团、考察团,拜访项目所在地的政府官员、工商企业界领袖、项目高层负责人,以加深彼此之间的沟通和交流,取得广泛的合作和支持。并通过参观访问,加深对项目技术管理、市场等各方面的了解,为编制调查报告、市场分析报告、合作前景预测报告等综合材料发掘和取得第一手资料。
      四、发掘和跟进项目线索
      对项目线索的发掘和跟踪应当建立在招商会后深入、细致的总结、分析和评估的基础上。从会议召开期间到会的宾客名片、留言,会上发言、提问、讨论的纪录材料,会后咨询的主要问题,新闻媒介的报道材料中,结合当地(所在国)工商业发展的现状特点和背景材料,经过认真区别和分析,可以捕捉到如下信息:①当地客商的投资意向;②当地(所在国)工商企业界关注的焦点;③当地(所在国)工商企业界的强项和优势。
      由此,可发掘和总结出一批潜在的项目线索,通过电话、传真、信函、邀请对方来访等方式加强彼此之间的联络和交流,必要时可组织有关人员前往参观和洽谈,促进项目的落实。
      五、提供咨询服务
      一个成功的项目投资决策,必须经过大量科学的调查、分析、研究工作。为帮助投资者作出全面、客观、准确的判断,我们应做好会后咨询服务的工作。其主要内容大致有两个方面:
      1.信息咨询
      就项目投资而言,投资的硬环境、市场需求、竞争对手、合作伙伴等信息具有涉及面广、综合性大、时效性强等特点,是作出投资决策必须考虑的重要指标。我方人员在提供信息咨询的同时,还应积极提供信息的开发意见,以帮助投资者全面、客观、准确地判断和分析。
      2.调查、分析咨询
      现代社会信息变幻多端,市场竞争日益激烈,投资者在做决策时,不仅仅直接从某个信息源寻找依据,而且更主要的要用市场调查报告、可行性分析报告等综合材料来帮助决策。我们应充分发挥顾问、智囊的职能,协助投资者做好有关调查分析工作。
      提供会后咨询服务的方式一般有两种:一种是与当地会务合作机构和咨询、顾问、市场调查公司进行合作,由它们协助开展境外咨询;另一种是在本地区设立专门人员负责的咨询服务点,与国内有关市场咨询公司、研究机构保持密切的合作关系,为投资者提供直接的专业化咨询服务。这两种方式应有机地结合起来。
      六、总结经验教训
      招商会议结束后,会务工作领导小组应及时组织有关人员召开总结会,对会议的效果予以评价,对出现失误之处及时补救,总结经验教训,提出今后工作的建议。
      1.评估会议效果
      招商会议效果的评价和估量可从会议的质和量两个方面来进行。
      (1)定性评估。定性评估是对招商会议活动效果进行质的评价。可以从会议上来宾的发言、提问、讨论、留言的主要观点和倾向,与会宾客的知名度和代表性,会场气氛,新闻媒介报告的侧重面,本地区形象的前后变化,会上有否出现预想不到的问题,或没做好的工作等方面的情况与预设目标相比较,综合考察和评估。
      (2)定量评估。定量评估是对招商会议的一些数量上的特征的考察和估量。可以从与会宾客人数、发言、提问和留言的人数,有投资意向的客商个数,新闻报告篇数、篇幅大小、持续时数、版面位置、收视率、收听率、准确度,本地区(所在国)在会议后的知名度、关心程度的大小,会议费用支出等方面,与预设目标相比较,综合考察和评估。
      2. 补救会议中的失误
      对会议中出现的失误及潜在问题应分析其成因及其造成的不利影响,及时采取补救措施。
      3.总结经验教训
      通过对会议组织和召开的实务过程的定性及定量分析和评估,充分肯定成功的方面,括出不足和失误之处及其成因,提出规避同类问题或其他潜在问题的办法和建议,提出完善和发展的对策,以便不断提高招商会议的组织工作水平,充分发挥招商会议在招商引资工作中的重要作用。
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