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如何有效地组织会议?
  • 2012-07-07 11:44:40 来源: 作者: 浏览:912
    在工作中,最常见的就是开会,而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎么有效的组织会议?如何让你组织会议更加合理有序?那么怎样组织会议才算成功?
      ◆在最短的时间内达到会议目的。
      如果你将组织一次会议,你如何才能有效地组织一次成功的会议呢?主持成功会议有十个要素。这些要素是:什么情况下有必要开会,什么情况下没必要开会,开会的人选如何确定,开会的议程怎么去准备,会前怎么准备,会议怎么开始,会议中如何去遵守时间,如何主持及控制会议,会议的总结及会议记录。
      会议的必要性
      什么情况下有必要开会,开会开得好是一种效率,开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。
    ◆需要通过讨论来获得最佳的决策,需要开会。
    ◆需要听取多方面的意见,获得别人的支持需要开会。
    ◆需要听取不同的意见,达成共识,共同完成某项工作需要开会。
    ◆传递会议的内容复杂但是很重要,要求所有的人都要正确理解的需要开会。
    ◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用,可以激励士气。例如保险公司,有一个层会,层会必须通过语言的表达,通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
    ◆汇报项目的进度,协调多方的合作需要开会。
      什么情况下没必要开会,开会需要花费,需要人的时间和精力,每次召开会议之前应该仔细地考虑,是否有必要开会,有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会:
    ◆传递一般信息给许多人,你可以用电子邮件分发。
    ◆已经有例会了,你可以安排在例会上讨论。
    ◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加,不用开会。
    ◆你是决策的人,并且你应该知道,让其他人来参加可能会把事情复杂化,并且拖延时间。这种情况下,也不必开会。
    会议的准备
      与会人选的确定,如果会议必须开,谁来开会,要看与会者是否能够符合以下要求:
    ◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者
    ◆与会主题相关的专业人士能不能到场
    ◆开会时提供特定咨询的人
      【案例】
      如果今天要开一个新产品发布会,参加会议的人有哪些?决策者可能是总经理,可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会,开发部的人是不是要参加?开发部的主管要参加吗?销售部要不要参加?采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加?同时开会时提供特定咨询的人,是不是也要参加?
      一个会议确定合适的人选很重要,跟这个会有关的或者参与决策的,或者是有协调部门的,有特定咨询的人,你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在,这个原料在制造的过程中,可能会影响到价格,或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到,因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在,他怎么知道这个价格呢?市场部怎么来定价呢?所以会议的效果与参会者紧密相关。
      人数方面呢?如果人数多的话,就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加,有的会议是列席,也可在某个阶段参加,提供意见以后就可以离开,或者只参加相关的议题。
      准备会议的议程
      写明会议开始时间和结束时间:
    ◆给每一项议题分配时间,时间以分钟来计算。
    ◆会议的议程应具备的内容:日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。
    ◆议程应该事先发出,以便各部门提前准备。
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